gestión del tiempo y superación de la procrastinación

¿Le suena?  

Javier iba por fin camino del trabajo, otra vez tarde. Pero no es que no se levantara a la hora, sino que lo hacía. Pero nunca conseguía salir por la puerta cuando quería. Sus amigos solían bromear sobre la "hora de Javier", es decir, que cuando él estaba con ellos, sólo planeaban llegar con 20 ó 30 minutos de retraso. Él no quería ser así, pero no sabía cómo solucionarlo.

Brenda era muy trabajadora y muy detallista. Pero a veces el nivel de atención que prestaba a las cosas dificultaba su capacidad de trabajo y, desde luego, de trabajar bien con los demás. A menudo pasaba tanto tiempo dándole vueltas a una tarea que se le pasaban plazos importantes, lo que causaba problemas a compañeros y subordinados. Después de que su última copia pasara por 12 revisiones antes de ser enviada a los clientes con dos semanas de retraso, su jefe le hizo saber que algo tenía que cambiar.

A Diedre le encantaba ir a la escuela, pero odiaba hacer los deberes. No era por el contenido en sí, sino por las constantes fechas de entrega. Sus profesores elogiaban constantemente sus habilidades y sus facultades intelectuales, pero criticaban igualmente su procrastinación y su absoluta negativa a empezar proyectos clave hasta el último minuto. Después de su último atracón de trabajo de 36 horas para investigar, escribir y terminar un trabajo de 20 páginas, casi se queda dormida al volante mientras conducía para entregarlo.

Definición de los problemas de procrastinación y gestión del tiempo.

Cualquiera que haya luchado contra la gestión del tiempo y la procrastinación conoce muy bien las definiciones. Estos términos evocan sentimientos de pereza, culpabilidad, incapacidad, ansiedad o, simplemente, estupidez. Pero en el sentido más estricto, la procrastinación se refiere más simplemente a evitar algo que debe realizarse. La gestión del tiempo es la distribución eficaz de los recursos para realizar una tarea en un plazo razonable.

¿Cuáles son las causas de los problemas de procrastinación y gestión del tiempo?

No existe una única causa para los problemas de gestión del tiempo. Algunos son simplemente una cuestión de prácticas ineficaces: no has aplicado las estrategias adecuadas o el número correcto de recursos en un área concreta, o no le has asignado la prioridad adecuada. Pero lo más frecuente es que sea complicado. Para comprenderlo mejor, es útil analizar cada una de las situaciones en las que tienes problemas con la gestión del tiempo o la procrastinación. Sin embargo, al mismo tiempo, necesita analizar los temas de sus luchas contra la gestión del tiempo y la procrastinación, especialmente si sabe cómo gestionar el tiempo de forma eficaz pero no está empleando sus habilidades. Éstas son algunas de las razones más graves por las que la gente evita trabajar o no gestiona su tiempo de forma eficaz:

• Significado personal - Es posible que le cueste conseguir cosas si no son relevantes o no tienen un significado personal.
• Objetivos ajenos: si te han impuesto o asignado un proyecto sin solicitar tu participación y, por tanto, tu interés, es posible que no lo lleves a cabo hasta el final.
• Ser perfeccionista - Si tiene unos niveles de exigencia inalcanzables, es posible que dedique demasiado tiempo a las tareas o que las evite por completo.
• Ansiedad de rendimiento: la forma en que los demás responden a tu trabajo está realmente fuera de tu control. Cuando se da demasiada importancia a las respuestas de los demás, se puede crear un tipo de ansiedad que interfiere en el rendimiento.
• Incertidumbre : si la dirección de un proyecto es escasa o nula, o las reglas del juego son ambiguas, puede resultar difícil avanzar.
• Miedo a lo desconocido - No tienes forma de saber qué tal se te darán las nuevas asignaturas. Darte cuenta de ello puede inhibir tus ganas de empezar.
• Por encima de su nivel salarial - Es posible que carezca realmente de la formación, las habilidades o la capacidad necesarias para realizar una tarea y, por tanto, la evite.

¿Cómo puedo saber si la gestión del tiempo o la procrastinación son un problema?

Sorprendentemente, muchas personas sólo son vagamente conscientes de que la procrastinación o la gestión del tiempo son un problema. Ciertamente, muchas personas que luchan en estas áreas no creen que necesiten asesoramiento. He aquí algunas experiencias rápidas y comunes de personas que procrastinan legítimamente:

1. Actuar como si ignorar una tarea fuera a hacerla desaparecer. Ejemplo: Ignoras el informe que tienes que entregar el próximo martes, pero por mucho que lo ignores no desaparecerá.
2. Subestimar el trabajo que conllevan las tareas, o sobrestimar sus capacidades y recursos en relación con ellas. Ejemplo: Te dices a ti mismo que necesitas 4 horas para reorganizar tu escritorio, cuando en realidad es probable que necesites más de 6 horas. Al decir que sólo tardarás 4 horas, te permites retrasar más el comienzo.
3. Creer que un rendimiento mediocre o un nivel inferior son aceptables para ti. Ejemplo: Cualquier cosa después de la cual te encuentras diciendo: "Oh, podría haberlo hecho mejor pero no quise".
4. Sustituir una actividad meritoria por otra. En lugar de hacer una tarea necesaria, haces otra. Pero la tarea original sigue siendo necesaria. Por ejemplo: Tienes que hacer la declaración de la renta, pero en vez de eso pasas la aspiradora.
5. Engañarse a uno mismo haciéndole creer que los "pequeños retrasos" repetitivos no son gran cosa. Ejemplo: Te das 5 minutos para hablar por teléfono con un amigo en lugar de empezar tu presupuesto. Después de 5 minutos, te dices: "Otros 10 minutos no te vendrán mal", y así sucesivamente.
6. Imitas elementos de realización de tareas, en lugar de seguirlas. Esto le mantiene en un estado constante de "preparación" no productiva para el trabajo, pero sin llegar a trabajar. Por ejemplo: Llevarte el ordenador de vacaciones pero no abrirlo nunca. O rechazar invitaciones por conflictos de trabajo, pero no hacer lo que hay que hacer.
7. Perseverar en una sola parte de una tarea. Ejemplo: Hacer llamadas de ventas salientes pero no contestar nunca al teléfono cuando te devuelven la llamada.
8. Parálisis en la toma de decisiones en torno a diferentes opciones. Por ejemplo: Dedicar tanto tiempo a sopesar los pros y los contras de dos empresas de catering diferentes que ambas estén reservadas para cuando estés listo.

Algunos pasos saludables para seguir por tu cuenta.

• Encuéntrate a ti mismo en las experiencias y ejemplos anteriores. Exponga sus razones intencionadas para evitar el trabajo. Sé sincero.
• Saque el máximo partido a su dinero. Sopese los resultados de los distintos niveles de inversión de tiempo y energía en lo que quiera hacer. Encuentra el rendimiento óptimo de tu inversión.  
• Corta de raíz el sentimiento de culpa. Si sólo quieres dedicar una cantidad limitada de tiempo o energía a una tarea, no te castigues. El sentimiento de culpa sólo hará que te resulte más difícil hacer algo importante.
• Hable en positivo. Dígase a sí mismo en voz alta que quiere alcanzar determinados objetivos y que acepta las responsabilidades que implica cumplirlos. Repite este paso en voz alta y con regularidad hasta que la tarea esté hecha, al menos cada vez que vayas al baño y te mires al espejo.  
• Lo esencial: Distinga entre las actividades que imitan el trabajo y las que realmente implican la realización de una tarea. Deshazte de la teatralidad: haz solo lo que realmente sea trabajo, dedicando únicamente el tiempo preciso necesario para completar cada parte de un proyecto.  
• Recompensa: Recompénsate a ti mismo. El mundo real no te va a dar un crédito extra por hacer lo que tenías que hacer, así que si quieres algo, ¡tendrá que venir de ti!

¿Necesita ayuda con todo esto? Nosotros podemos ayudarle.

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